Zeiterfassung 2025
Kennen Sie das? In Ihrem Betrieb gibt es keine Arbeitszeiterfassung; alles wird notdürftig auf Papier oder Pi mal Daumen notiert. Wenn Sie den Überblick behalten wollen, nutzen Sie einfach meine Excel-Tabelle. Sie finden sie in einer kostenlosen Variante und in einer lizenzpflichtigen Vollversion zum Download vor.
Nutzung der Tabelle
Vollversion: In der Vollversion stehen die Monate Januar bis Oktober zur freien Nutzung bereit. Sie können die Tabelle damit ausgiebig testen. Wenn Sie die Monate November und Dezember zusätzlich nutzen wollen, müssen Sie eine Lizenz erwerben.
Kostenlose Version: Diese Version ist gegenüber der Vollversion im Funktionsumfang wesentlich eingeschränkt.
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Bestellung der Lizenz
Vollversion
Die Monate November und Dezember können nur mit dem Erwerb einer Lizenz ausgefüllt werden.
Möchten Sie die Arbeitszeiterfassung nach individuellen Vorgaben von mir abwandeln oder erweitern lassen, sprechen Sie mich einfach an. Ich erstelle Ihnen ein Angebot. Weitere Jahrgänge auf Anfrage.
Welche Funktionen umfasst die Arbeitszeiterfassung?
Die Vollversion besitzt folgende Möglichkeiten. Die kostenlose Variante ist dagegen funktionseingeschränkt.
- Eingabe der täglichen Arbeitszeiten: Kommen, Gehen und Pausenzeit
- Berechnung der täglichen Überstunden (auch Minusstunden und bei Nachtschichten)
- Berechnung der Summe der Überstunden für jeden einzelnen Monat
- Berechnung der Gesamtarbeitszeit pro Monat
- Anzeige des aktuellen Standes Ihres Überstundenkontos
- Auszahlung von Überstunden verrechenbar
- Anzeige der Krankheitstage pro Monat und insgesamt im Jahr
- Anzeige der verbrauchten Urlaubstage pro Monat und Jahr
- Anzeige des aktuellen Standes Ihres Urlaubskontos (Resturlaub)
- Möglichkeit, die wöchentliche Arbeitszeit auf selbst gewählte Wochentage zu verteilen
- Für Teilzeitstellen bestens geeignet
- Nutzung bei Kurzarbeit und bei Minijobs
- (Manuelle) Übertragung von Resturlaub und Überstunden aus Vorjahr
- Auswahl zwischen verschiedenen Berechnungen von Heiligabend und Silvester
- Individuelles Datum als Start und Ende der Berechnungen im Jahr
Versions-History
Version 2203 (März 2022)
- Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit
- Korrekturen bei der Berechnung halber Urlaubstage
Version 2102 (Februar 2021)
- Verrechnung von halben Urlaubstagen möglich
- Auszahlung von Überstunden ist verrechenbar
- Änderung bei Arbeitszeitberechnung an Urlaubstagen
- Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit
Version 2010 (Oktober 2020)
- Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit und Feintuning
- Änderungen beim Abbau von Überstunden
Version 2005 (Mai 2020)
- Kurzarbeit und Minijobs können nun verwaltet werden
Version 2002 (Februar 2020)
- Korrektur kleiner Fehler
Version 2001 (Januar 2020)
- Arbeitszeit kann ungleichmäßig auf Wochentage aufgeteilt werden
- Heiligabend und Silvester können unterschiedlich berechnet werden
- freie Version erhält endgültige Form mit einigen grundlegenden Funktionen
Version 1911 (November 2019)
- Einführung von zwei getrennten Varianten (freie Version und Lizenzversion)
- freie Version ist funktionseingeschränkt
- Lizenzversion kann von Januar bis Oktober ebenfalls frei genutzt werden
- Berechnung von Nachtschichten integriert
Version 1907 (Juli 2019)
- erhebliche Erweiterung des Funktionsumfangs
- Namensfeld eingefügt
- monatliche Arbeitszeit wird berechnet
- Start und Ende der Beschäftigung können angegeben werden
- wöchentliche Arbeitszeit kann monatsweise angepasst werden
- Auswahl von Regelarbeitstagen in der Woche
- Sonderurlaub kann verrechnet werden
- Testmodus, bei dem bis zum Ende des Jahres Überstunden berechnet werden, kann aktiviert werden
- bei Krankheit werden Arbeitszeit und Soll nun anders berechnet
- Spalte für Bemerkungen eingefügt
Version 0 (November 2018)
- erste einfache Arbeitszeiterfassung
- Berechnung von Überstunden und Resturlaub sowie Erfassung von Kranktagen
Häufige Fragen
Was muss ich tun, bevor ich mit der Nutzung der Tabelle starten kann?
Lesen Sie sich unbedingt die Anleitung auf dem entsprechenden Blatt durch und tragen dann auf dem Blatt Gesamt die notwendigen Daten ein.
Die Monate November und Dezember lassen sich nicht bearbeiten. Was kann ich tun?
Die Vollversion der Arbeitszeiterfassung ist für die Monate Januar bis Oktober als Testversion frei nutzbar. Für November und Dezember muss eine Lizenz erworben werden.
Muss ich alle Daten neu eintragen, wenn ich im Laufe des Jahres die Lizenz erwerbe?
Nein, mit der Lizenz machen Sie lediglich die Monate November und Dezember sichtbar. Anders sieht es aber aus, wenn Sie bisher die funktionseingeschränkte, kostenlose Version genutzt haben. Hierbei handelt es sich um eine andere Datei.
Kann die Tabelle mit sehr unregelmäßigen Arbeitszeiten umgehen?
Ja, es gibt diverse Möglichkeiten, die Sollzeiten anzupassen, auch innerhalb eines Kalenderjahres. Schauen Sie bitte dazu in die Anleitung der Tabelle.
Wie verrechnet die Tabelle Urlaub?
Die Tabelle kann ganze und halbe Urlaubstage berechnen. Bisher nicht möglich ist die Verrechnung von Urlaubsstunden statt Urlaubstagen. Das kann zum Tragen kommen, wenn Sie sehr unterschiedliche Sollstonden an einzlenen Wochentagen haben.
Was trage ich ein, wenn ich Überstunden abbauen möchte?
Möchten Sie Überstunden abbauen, tragen Sie „Überstundenabbau“ in Spalte C ein (an einem Tag, an dem eigentlich ein Soll zu erfüllen wäre). Es werden dann automatisch Minusstunden berechnet. Alternativ können Sie auch in Spalte E „0:00“ eingeben und lassen die anderen Zellen des Tages leer. In Spalte J können Sie vermerken, warum sie an diesem Tag nicht zur Arbeit erschienen sind.
Wie gehe ich mit Kurzarbeit um?
Wenn Sie in Kurzarbeit gehen, müssen Sie temporär die Sollstunden reduzieren. Dafür können Sie auf jedem Monatsblatt für jeden Tag die Sollstunden manuell korrigieren. Benutzen Sie dazu die Spalte P und tragen an den abweichenden Tage das tatsächliche Soll ein. In Spalte H wird das Soll dadurch dann automatisch angepasst. In Spalte J können Sie die Bemerkung „Kurzarbeit“ hinterlegen.
Was trage ich ein, wenn ich Sonderurlaub nehme?
Tragen Sie in Spalte C das Wort Sonderurlaub ein. In Spalte J können Sie dies präzisieren. Durch diesen Vorgang wird die Arbeitszeit auf das Soll gesetzt, Ihnen aber kein Urlaubstag abgezogen.
Wie berechnet sich die Arbeitszeit an Heiligabend und Silvester
Heiligabend und Silvester sind im Arbeitsrecht als volle Arbeitstage zu behandeln. Sollte Ihr Betrieb Ihnen die Tage als Feiertag schenken, tragen Sie einfach in die entsprechenden Zellen in Spalte C im Monat Dezember „Feiertag“ ein. Berechnet Ihr Betrieb die Tage als halbe Arbeitstage, dann können Sie in Spalte P eine Korrektur des Solls auf halbe Tage vornehmen. Nehmen Sie diesen halben Tag Urlaub, tragen Sie in Spalt C „Urlaub halber Tag“ ein und zusätzlich in Spalte J „halber Arbeitstag“.